Vorbemerkungen
Bei der Foxpro-Version wird vor einem Jahresübertrag der Mandant auf der Festplatte dupliziert und erst dann wird ein Jahresübertrag im aktuellen Mandanten durchgeführt; es existieren daher nach einem Jahresübertrag 2 Mandanten auf der Festplatte, die nur lose über den Datenpfad miteinander verbunden sind.
In der Client/Server-Version wird keine neue Datenbank erstellt; vielmehr befinden sich nach einem Jahresabschluss die Daten des aktuellen und des vergangenen Wirtschaftsjahres in derselben Datenbank; sie werden nur über das Datum der Wirtschaftsperioden voneinander unterschieden.
Es gilt jedoch auch hier, wie bei der lokalen Version, dass sowohl das alte Jahr als auch das neue Jahr jederzeit noch bebucht („13. Periode“ im alten Jahr) als auch komplett ausgewertet werden kann. Dies gilt theoretisch auch für Vorvorjahre.
Das Programm ist so konzipiert, dass bereits in der neuen Wirtschaftsperiode gebucht werden kann, ohne dass zwingend vorher ein Jahresabschluss durchgeführt werden muss („Überlappendes Buchen“); es darf jedoch im neuen Wirtschaftsjahr so lange keine Monatsabschluss durchgeführt werden, solange nicht der Jahresabschluss für das alte Jahr gestartet wurde.
Während dieser Zeit (etwa eineinhalb Monate nach Bilanzstichtag) zeigen Bildschirmabfragen des Kontos den Wert inklusive dem Saldo des Vorjahres an.
Zeitlich ergibt sich folgende Reihenfolge für die durchzuführenden Arbeiten:
- Zunächst eine Datensicherung erstellen und im Tresor aufbewahren!
- Falls noch keine Monatsabschlüsse gemacht wurden: Alle erforderlichen Auswertungen zum Bilanzstichtag erstellen (Journale, Konten, Saldenlisten, UVA für das gesamte Jahr, ....); anschließend Monatsabschluss mit Datum des Endes der Wirtschaftsperiode (Bilanzstichtag).
Wichtiger Hinweis: Falls monatliche Auswertungen wie die Chefinformation, die Saldenliste mit den aktuellen Periodenwerten, die hierarchischen Auswertungen, Budgetauswertungen oder die kurzfristige Erfolgsrechnung gedruckt werden, die monatliche Statistik-Werte des laufenden Jahres und/ oder des Vorjahres erforderlich machen, sollten die Monatsabschlüsse monatlich im nachhinein durchgeführt werden.
Werden diese Auswertungen nicht oder nicht monatlich gedruckt, genügt ein einziger Monatsabschluss per Bilanzstichtag.
Ein Monatsabschluss bewirkt Datenverdichtungen, insbesondere den Eintrag in die Statistik-Spalten; es werden per Stichtag neue Saldovorträge ermittelt; die laufenden Buchungszeilen werden anschließend in eine Jahresdatei übertragen (Tabelle „JAKO“) und aus der laufenden Buchungsdatei (Tabelle „BU“) gelöscht. - Falls laufend Monatsabschlüsse durchgeführt wurden: Monatsabschluss auch des letzten Monats, dann Jahresauswertungen erstellen (entsprechende Optionen ankreuzen – z.B. ‚Ab Jahresbeginn‘); für die einzelnen Auswertungen wird in diesem Fall die Tabelle ‚JAKO‘ herangezogen.
- Jahreswechsel, Jahresabschluss, Jahresübertrag
Voraussetzung ist, wie bereits erwähnt, dass auch der letzte Monat abgeschlossen wurde; d.h., es dürfen in der laufenden Buchungsdatei nur noch Buchungen sein, die bereits im neuen Wirtschaftsjahr liegen.
Der Jahresübertrag bewirkt das Updating diverser Statistik-Werte (Spalten der laufenden Jahreswerte werden in Vorjahrsspalten übertragen) und den Eintrag des neuen Wirtschaftsjahres in die Tabelle der Wirtschaftsperioden.
Der Jahresübertrag kann wahlweise nur für Debitoren und Kreditoren (1), als Teileröffnung auf ausgewählten Sachkonten (Banken, Kassa, ...) – (2), oder mit allen Bestandskonten – (3) erfolgen. Wir empfehlen die Kombination (1) und (3)!
Wird die Option (3) angekreuzt, werden zunächst quasi „provisorische“ Saldovorträge auf den Bestandskonten durchgeführt; diese werden dann aufgrund von Um- und Nachbuchungen des Steuerberaters zu einem späteren Zeitpunkt korrigiert (s. 5.)
Das Programm erstellt in allen 3 Fällen automatisch EB-Buchungen; diese können abschließend im Journal jederzeit eingesehen werden bzw. als Journal der EB-Buchungen (Belegkreis „EB“ als Selektionsmerkmal verwenden!) ausgedruckt werden.
Die Sammelkonten für Lieferforderungen und –verbindlichkeiten werden nicht vorgetragen, da sie wiederum nur die Verdichtung der Debitoren- und Kreditoren-EB’s sind und automatisiert beim Kontendruck, Saldenlisten-Ausdruck, etc. gesammelt werden; dort scheinen die kumulierten Beträge bei den Sammelkonten auch auf.
Die offenen Posten werden durch einen Jahresübertrag in keiner Weise berührt. - Um- und Nachbuchungen des WT, 13. Buchungsperiode
Liegt die Bilanz des WT bzw. die Umbuchungsliste vor, können diese Um- und Nachbuchungen mit dem Bilanzstichtag in das alte Wirtschaftsjahr (alter Mandant) eingebucht werden („13. Monat“). Über diese Um- und Nachbuchungen kann ein Journal gedruckt werden, die Konten, die durch diese Buchungen berührt wurden, oder die Saldenliste. Um diese Auswertungen zu erhalten, muss die Wirtschaftsperiode über den Menüpunkt „Periode“ – „Periodenwechsel“ auf die vergangene Wirtschaftsperiode gesetzt werden; dann können die gewünschten Auswertungen über die „normalen“ Monatsauswertungen im alten Wirtschaftsjahr gedruckt werden (nicht ankreuzen: „ab Beginn“, da sonst das gesamte Jahr und nicht nur die Differenzbuchungen gedruckt werden).
Durch die Um- und Nachbuchungen berührte Kunden- und Lieferantenbuchungen beeinflussen automatisch die offenen Posten, sodass diese auf den richtigen Stand gesetzt werden (im Vorjahr und somit gleichzeitig im laufenden Jahr). Die Offenen Posten sind daher immer aktuell. - Abschluß der 13. Buchungsperiode
Ist die ausgedruckte Saldenliste oder die gedruckte RLG-Bilanz mit der Bilanz des WT identisch, kann der 13. Monat über den Menüpunkt „Periode“ – „Monatsabschluss“ abgeschlossen werden.
Das Programm erkennt, dass es sich um den 13. Buchungsmonat handelt, und erstellt von den durchgeführten Werten der Um- und Nachbuchungen automatisch weitere EB-Buchungen, die die EB-Buchungen von 4. ergänzen. - Auswertungen alter, vergangener Wirtschaftsjahre
Es ist jederzeit möglich, einen Periodenwechsel durchzuführen und alte Wirtschaftsjahre wiederholt auszuwerten (Speicherbuchhaltung).
Dies gilt für die Standard-Auswertungen, die für die Finanzbehörde erforderlich sind (Journal, Konten, Saldenlisten, UVA-Auswertungen), nicht jedoch für Auswertungen, die auf gespeicherte Statistik-Werte zurückgreifen, wie die Chefinformation mit Vorjahresvergleich, kurzfristige Erfolgsrechnung, etc.
Theoretisch ist es daher möglich, keinen unmittelbaren Ausdruck der Jahresauswertungen vor dem Jahresabschluss erstellen zu müssen, sondern das vergangene Wirtschaftsjahr als „Speicherbuchhaltung“ bis zu einer allfälligen Finanzamtsprüfung aufzubewahren und erst dann auszudrucken.
Vergangene Jahre sind jeweils in der Datei „JAKO“ gespeichert; für diesbezügliche Auswertungen wird daher immer auf diese Datei zurückgegriffen; in ihr werden alle Buchungen vergangener Jahre gespeichert. - Finanzamtsauswertungen – neue gesetzliche Bestimmungen
Bitte beachten Sie die neuen Bestimmungen der BAO, gemäß Erlass vom 5.3.1999, GZ 02 2251/5-IV/2/98, wonach dem Finanzamt Buchhaltungsausdrucke in Dateiform für die gesamte gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren auf Abruf zur Verfügung gestellt werden müssen.
FoxFibu sieht die entsprechenden Möglichkeiten vor:- Ausdruck des Buchungsjournals mit der Option „ASCII-Text“
- Ausdruck der Konten mit der Option „ASCII-Text“
- Ausdruck der Saldenlisten mit Option „ASCII-Text“
Die ASCII-Dateien werden schließlich über den Menüpunkt „Datensicherung“ –„Finanzamt“ gesammelt, verdichtet („gezippt“) und können schließlich auf einen Wechseldatenträger ausgegeben werden.